Etiket Penting Rapat Video yang Wajib Kamu Lakukan

etiket rapat video
Foto: www.istockphoto.com

Berkat social distancing, rapat dengan teman, bos dan klien dilakukan lewat video. Sebelum masuk ke dalam link meeting di Zoom atau mengaktifkan video call di WhatsApp, pastikan kamu mengetahui etiket rapat video.

Sebelum Rapat Video

  • Cek sinyal internet, kondisi kamera dan speaker laptop atau komputer. Pastikan semuanya dalam kondisi normal.
  • Kenakan pakaian yang sopan, terlebih jika rapat ini sifatnya sangat profesional. Hindari memakai terlalu banyak perhiasaan atau baju dengan corak-corak yang bisa mengganggu.
  • Singkirkan semua hal di belakangmu yang akan mendistraksi jalannya rapat. Ini bisa berupa hewan peliharaan, anak yang sedang menangis atau bermain dengan heboh, tumpukan baju kotor. Jika memungkinkan, carilah lokasi yang sepi (bukan toilet, ya). Oh untuk latar belakang, beberapa video servis sekarang menyediakan pilihan virtual background sehingga pihak lain tidak melihat situasi ruanganmu yang sebenarnya.

Saat Rapat Video Berlangsung

  • Mulai rapat tepat waktu. Apalagi jika kamu berperan sebagai host, maka sebaiknya aktif lima menit sebelum rapat dimulai untuk mempersiapkan segala sesuatunya.
  • Tatap kamera. Ini manfaatnya untuk memperlihatkan bahwa kamu memperhatikan dan fokus pada jalannya rapat. Hindari melakukan hal-hal lain, seperti makan dan mengunyah, yang bisa mengganggu rapat video.
  • Hindari multitasking. Sama seperti kamu sedang mengikuti rapat langsung, berikan perhatian sepenuhnya kepada setiap pembicaraan dan percakapan yang terjadi.
  • Hindari menginterupsi. Tunggu jeda beberapa detik sebelum berbicara.
  • Perlihatkan wajahmu. Well, paling tidak 90% dari durasi rapat sehingga lawan bicara bisa melihat bahwa kamu memang sedang mendengarkannya.
  • Jika kamu sedang tidak berbicara, lebih baik mengaktifkan mute sehingga orang lain tidak mendengarkan suara-suara aneh di belakangmu.
  • Jangan merekam rapat, terkecuali jika memang sudah disepakati sebelumnya.
  • Akhiri rapat sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
  • Satu etiket rapat video yang tidak boleh lupa: tersenyum! Saat kondisi seperti ini, melihat senyum dan mendengarkan sedikit humor akan membuat rapat video menjadi lebih menyenangkan.

Dan bilang bosmu, tidak perlu membuat PowerPoint super serius saat sedang rapat. Alasannya? Begini kata Steve Jobs.