Etiket Email Profesional yang Harus Selalu Kamu Terapkan

etiket email
Foto: www.gettyimages.com

Hei, mau bertanya: berapa email yang kamu kirimkan dalam satu hari? Ah, bisa jadi kamu adalah pemegang rekor ‘orang yang mengirim email paling banyak di kantor’. Atau, orang paling jarang membalas email? Apa pun statusmu, seorang pelatih karier bernama Barbara Pachter mengatakan kepada Business Insider bahwa ada beberapa hal yang wajib kamu ingat ketika melakukan korespondensi melalui email. Yep, berikut ini adalah etiket email yang harus diterapkan setiap kali kamu mengirim email profesional.

Gunakan email profesional dan sertakan signature

Jika email yang kamu kirimkan adalah untuk klien tempatmu bekerja, selalu gunakan email kantor. Sementara apabila kamu adalah pekerja lepas atau self-employed, pilih alamat email-mu dengan bijak. Gunakan nama jelasmu, hindari memakai kata-kata jejak dari masa remaja seperti [email protected]…. atau [email protected]…. Dan untuk setiap email profesional, pastikan kamu menyertakan signature yang memuat: nama lengkap, jabatan, nama perusahan, kontak (nomor telepon). Gunakan gaya huruf, warna dan ukuran yang sama untuk keseluruhan isi email. Oh, hitam masih menjadi pilihan paling aman.

Tuliskan subjek dengan jelas

Pilih subjek yang langsung menerangkan apa isi email tersebut, seperti ‘perubahan jadwal rapat’ atau ‘status terbaru proposal”.

Sapa dengan salam profesional

Ganti “hi” atau “hey” dengan “hello“. Dan hanya sapa dengan nama pendek atau panggilan jika kamu tahu pasti bahwa itu adalah nama panggilannya.

Baca lagi sebelum mengirim email

Baca lagi. Lagi dan lagi. Bila perlu baca dengan suara lantang. “Jika emailmu terdengar kasar di telingamu, maka akan terdengar kasar di telinga penerimanya,” kata Pachter. Dan jangan terlalu mengandalkan spell-check. Satu lagi: cek lagi alamat penerima email.

Masukkan alamat email penerima, terakhir

Yep, ini untuk menghindari kamu mengirim email ke orang yang salah, atau mengirim email yang belum dicek. “Bahkan jika kamu membalas sebuah pesan, adalah kebiasaan yang bagus untuk menghapus alamat penerimanya terlebih dahulu dan memasukkannya hanya ketika sudah yakin dan pesan siap dikirim,’ saran Pachter.

Hati-hati: dalam menggunakan tanda seru dan unsur humor

Tanda seru hanya oke digunakan untuk menggambarkan rasa antuasis—itu pun jangan terlalu sering dan banyak. Dan tentang lelucon: “Sesuatu yang sepertinya lucu ketika dikatakan secara verbal, bisa memiliki arti yang berbeda dalam tulisan. Jadi ketika ragu, jangan dimasukkan.” Lagi pula, karena mereka memiliki latar belakang dan budaya yang berbeda, ada kemungkinan mereka tidak mengerti humormu itu.

Itu adalah etiket email profesional yang harus kamu tahu, sementara ini adalah etiket berpakaian saat menghadiri upacara pemakaman.

podcast button